أهم التطبيقات والبرامج ل إدارة المشاريع وفرق العمل عن بُعد

نتحدث معكم اليوم متابعينا عن أهم التطبيقات والبرامج لإدارة المشاريع وفرق العمل عن بُعد، فمع انتشار فيروس كورونا، وانتشار حملات المطالبة بالبقاء في المنزل، وتصدر هاشتاج #Stay_Home للعديد من مواقع التواصل الاجتماعي،وخوف بعض العاملين في الشركات، والمديرين أيضًا من الإصابة بعدوى الفيروس، كان من الطبيعي لدى الكثير من هذه الشركات وفرق العمل التفكير في بديل لمتابعة سير العمل عن بُعد، والاتجاه لاستخدام تطبيقات وبرامج تساعد هذه الشركات وفرق العمل في متابعة سير عملها عن بُعد، وبكفاءة، وجودة، وفاعلية عالية، ولهذا السبب نتحدث معكم في هذا مقال عن بعض هذه البرامج البسيطة التي من الممكن أن تساعدنا في متابعة، وإدارة مشاريعنا، وشركاتنا عن بُعد.

تطبيق Trello

يعتبر برنامج تريللو من أبسط وأسهل البرامج التي تساعدك على متابعة سير العمل عن بعد، حيث أنه يستخدم نظام  kanban card أو ” لوح كانبان” ( وهو عبارة عن لوح يُمثل لك العمليات التي تقوم بها بصريًا ليُسهِل عليك فهمها وإدارتها بشكل أكثر فاعلية).

•يمكنك  Trello من إضافة وتبويب وتطبيق النظام بما يتناسب مع سير العمل الذي ترغب فيه بشكل أفضل.

• يمكنك أيضًا من تحديد مواعيد للانتهاء، وتسليم العمل، وإرسال الملفات التي تريدها.

تطبيقAsana

هذا البرنامج من أفضل البرامج لمحبي متابعة سير العمل خطوة بخطوة، ومتابعة كل فرد في فريق العمل، والتأكد من إتمام العمل على أكمل وجه، يمكنك خلال تطبيق Asana عمل محادثة، وتمكنك هذه المحادثة من:

• نشر التحديثات والملفات.

• الاجتماع بفريق العمل كله بمكان واحد وإضافة بعض التعليقات والملاحظات حول مشاريعك.

•ومن أهم مميزات هذا التطبيق أيضًا أنه يمكنك من أرفاق وحفظ الملفات وتسطيع الحصول عليها في أي وقت تريد.

تطبيق JIRA

يُعد تطبيق JIRAمن أهم التطبيقات التي تمكنك من متابعة، وتتبع الأخطاء التي من المحتمل أن تحدث أثناء العمل، حيث أنه يُتيح لك العمل على عدة قوالب، وأعمدة، ومن ثم تتمكن من إضافة الأعمدة التي تريد، ومن ثم تُدير مشكلات العمل بكل سهولة، وذلك بالطرق التالية:

• يمكنك إضافة المشكلات التي تريد الوصل لحل لها إلى اللوحة، ومن ثم تتبع ما إذا كانت هذه المشكلات “حُلت”، أو “قيد الحل”.

• ترتيب وتنظيم أولويات العمل بشكل ال RoadMap.

• توزيع فريق العمل على المشكلات بما يناسب قدراتهم.

تطبيق Gotomeeting

مع صعوبة التواصل بين فرق العمل ومتابعة الاجتماعات الدورية لهم لمتابعة خط سير العمل، كان لابد لهم من بديل لتعويض هذه الاجتماعات، فكان لتطبيقGotomeeting دور كبير في هذا، حيث أنه يعتبر من أسهل البرامج والتطبيقات التي يمكن استخدامها لعقد اجتماعات، ويسمح أيضا بجدولة الاجتماعات ومشاركة عرض الشاشة، كمان أنه يمكنك من خلال أداة التظليل التركيز على النقاط الهامة لتذكرها بنهاية الاجتماع وتوضيح مدى اهميتها، ويُمكنك أيضًا هذا التطبيق السماح لباقي فريق العمل للمشاركة عبر الشاشة وعرض أفكارهم ورسوماتهم أيضًا، وهذا يعني الخروج بفاعلية أكبر من الاجتماع.

وفي الأخير سوف نذكر لكم بعض المعايير التي من خلالها تستطيع الاختيار بين كل هذه البرامج بما يتناسب مع عملك ويسهل عليك إدارة مشروعك عن بُعد:

• أولًا:-

احرص دائما على إختيار البرامج ذات المزايا المتعددة، حيث أنها ستوفر عليك الكثير من الوقت والجهد لك ولفريقك بدلًا من التنقل بين البرامج وبعضها.

•ثانيا:-

احرص دائما على اختيار البرامج ذات الاستخدام السهل المرن التي لا تستغرق وقتًا لفهم كيفية التعامل معها واستخدامها، فذلك يساعدك على توفير الكثير من الوقت الضائع والمجهود المبذول لشرح كيفية الاستخدام لزملاء العمل.

•ثالثا:-

يجيب التأكد من وجود بعض أو الكثير من الخصوصية في البرامج التي تستخدمها لإدارة مشروعك عن بُعد قبل استخدام التطبيق ألق نظرة على خيارات الخصوصية أولًا وتأكد من وجود كل طرق الأمان والخصوصية التي تحافظ على عملك وملفاتك.